1. W jakim języku powinien być sporządzony oryginał wniosku o dofinansowanie? (Co w przypadku uzupełnień i ewentualnych poprawek do wniosku po weryfikacji formalnej);

Oryginał wniosku powinien być sporządzony w obu wersjach językowych, tak samo jego uzupełnienia.

2. Co rozumiemy pod pojęciem jeden egzemplarz wniosku o dofinansowanie ?

Kompletny egzemplarz wniosku składa się z oryginału wraz z załącznikami. Dodatkowo w WST należy złożyć jedną kopię formularza wniosku wraz z załącznikami potwierdzonych za zgodność z oryginałem oraz elektroniczną wersję formularza wniosku na CD.

3. Czy trzeba dołączać dokumenty, które są już dostarczane innym urzędom na etapie uzyskiwania innych dokumentów np. w trakcie uzyskania pozwolenia na budowę przedstawia się np. akty własności?

Tak, trzeba załączyć wszystkie posiadane i wymagane dokumenty.

4. Czy do oryginału wniosku trzeba dołączać oryginały załączników, np. pozwolenie na budowę, czy wystarczy dołączyć kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem?

Wystarczy dołączyć kserokopię stosownej dokumentacji potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez PW lub PP.

5. Czy będzie ustalany dla poszczególnych edycji naborów projektów oddzielny kurs euro dla przeliczania wartości projektów?

Nie, budżet projektu kalkulowany jest w EURO - ryzyko kursowe jest ponoszone przez PW lub PP.

6. Czy wszystkie kwoty we wniosku muszą być wyrażone w euro?

Tak.

7. Jaki należy stosować kurs euro?

Nie ma wytycznych co do kursu stosowanego w przeliczeniach na etapie przygotowywania wniosku. Przyjęto założenie, że ryzyko kursowe Beneficjent przyjmuje na siebie. Jednocześnie, dla projektów do których niezbędne jest przygotowanie analiz finansowych i ekonomicznych zaleca się odwołanie się do prognoz makroekonomicznych (po stronie polskiej wg dokumentu publikowanego na stronie internetowej MRR www.funduszestrukturalne.gov.pl „Warianty rozwoju gospodarczego Polski”) dotyczących kursu wymiany PLN/Euro.

8. Z jaką dokładnością przedstawiać kwoty?

Z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Należy stosować zaokrąglanie wg zasad matematycznych. Tam gdzie jest to potrzebne sugerujemy stosowanie funkcji w arkuszu Excela = ZAOKR(liczba;liczba_cyfr);

9. Czy są przewidziane zaliczki w Programie?

Nie. Poniesione wydatki są certyfikowane a następnie refundowane według poziomu przyznanego dofinansowania.

10. Czy są przewidziane w programie inne sposoby zapewnienia finansowania projektu (preferencyjne pożyczki)?

Nie.

11.Czy dofinansowaniu podlega działalność statutowa wnioskodawcy/beneficjenta?

Nie można dofinansować działalności statutowej instytucji, innymi słowy kosztów bieżącej działalności operacyjnej.

12. Czy można zrealizować projekt przed złożeniem do WST?

Zrealizować -nie. Można realizować, jednak wówczas koszty nie są kwalifikowalne. Kwalifikowalne są jedynie poniesione wydatki na koszty przygotowawcze. Wydatki te są jednak ponoszone na własne ryzyko Partnerów i mogą uzyskać refundację po zatwierdzeniu projektu do dofinansowania przez Komitet Monitorujący.

13. Czy koszty przygotowawcze muszą być zapłacone przed złożeniem wniosku o dofinansowanie?

Tak. Wszystkie faktury muszą być wystawione i powinny być zapłacone przed złożeniem wniosku o dofinansowanie do WST

14. Czy koszty osobowe mogą stanowić wkład własny?

Tak, praca własna w formie wolontariatu może stanowić maksymalnie 5% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Jednak w przypadku wystąpienia wolontariatu należy załączyć do wniosku o dofinansowanie stosowne oświadczenie.

15. Jakie koszty związane z zasobami ludzkimi są kwalifikowane?

Koszty wynagrodzenia wraz z pochodnymi

16. Czy dokumentacja techniczna jest kosztem kwalifikowanym?

Tak. Jednakże wszystkie koszty muszą być uzasadnione i związane z celem projektu

17. Co w przypadku, gdy projekt inwestycyjny generuje przychody?

Projekty generujące dochód to projekty współfinansowane przez EFRR, których całkowity koszt przekracza 1 mln euro, oraz w wyniku realizacji którego generowane będą dochody w rozumieniu art. 55 ust 1 Rozporządzenia Ogólnego. Wszelkie wygenerowane dochody w tego rodzaju projektach powinny być odliczone od kosztów kwalifikowalnych w pełni lub proporcjonalnie w zależności od tego, czy dochód został wygenerowany w całości czy tylko częściowo przez współfinansowany projekt.

18. Czy liczba partnerów projektu jest oceniana?

Liczba partnerów nie wpływa na ocenę. Wymagane jest minimum dwóch partnerów (jeden z Polski, jeden ze Słowacji). Nie ma możliwości udziału w projekcie tylko partnerów ze strony polskiej lub słowackiej. Byłoby to sprzeczne z zasadą partnerstwa.

19. Czy ma znaczenie z jakiego kraju jest Partner Wiodący?

Nie. Jest to decyzja Partnerów w oparciu o posiadane doświadczenie, zaplecze, wiedzę itd.

20. Czy działania realizowane poza obszarem wsparcia są kwalifikowane?

Zgodnie z wytycznymi IZ w kwestii kwalifikowalności wydatków poniesionych w trakcie realizacji projektu poza obszarem Programu decyzja o uznaniu tego rodzaju wydatków za kwalifikowane zależy od kontekstu projektu, uzasadnienia konieczności poniesienia wydatku oraz jego wpływu na osiągnięcie celów projektu. Działania poza obszarem wsparcia muszą zostać szczegółowo opisane w projekcie i uzyskać akceptację Komitetu Monitorującego.

21. Czy wodociągi są kwalifikowane w ramach Programu?

Tak, pod warunkiem, że zapewniony będzie efekt transgraniczny.

22. Czy beneficjentem może być podmiot NGO, który nie zatrudnia żadnych pracowników etatowych?

Taka instytucja nie jest wykluczona, jednakże jednym z kryteriów transgraniczności jest wspólny personel, który należy zapewnić.

23. Czy dana instytucja może być partnerem w kilku projektach?

Nie ma ograniczeń co do liczby składanych wniosków przez partnerów.

24. Czy koordynatorem projektu może być osoba zewnętrzna/firma? Czy wymagane jest składanie oświadczenia przez taką osobę?

Koordynatorem może być osoba spoza instytucji Partnera projektu. W takim przypadku taka osoba stanowi personel zewnętrzny projektu. Nie jest wymagane składanie oświadczeń przez taką osobę. Wymagany jest tylko opis doświadczenia personelu w odpowiednim punkcie wniosku

25. Na czym polega „niepowielanie” stanowisk w Projekcie?

W zakresie obowiązków należy wykazać, że dana osoba wykonuje odrębne zadania w projekcie. Nazwy stanowisk mogą być takie same, lecz są powiązane z inną instytucją partnerską

26. Czy jest skończona lista etapów projektu?

Tak, maksymalnie pięć etapów plus etap przygotowawczy.

27. Czy termin zakończenia projektu jest rzeczowym terminem zakończenia działań?

Tak.

28. Dla jakich projektów należy przedstawić analizę ekonomiczno-finansową?

Zgodnie z zapisami Instrukcji dotyczącej wypełniania oraz składania formularza wniosku o dofinansowanie z EFRR, „analiza ekonomiczno-finansowa powinna zostać przygotowana dla każdego projektu zawierającego komponent inwestycyjny  w infrastrukturę, oddzielnie dla każdej inwestycji w ramach projektu.

29. Przygotowanie studiów wykonalności

Nie ma obowiązku przygotowania studium wykonalności, wszyscy Beneficjenci projektów infrastrukturalnych zobowiązani są, zgodnie z zapisami „Instrukcji wypełniania oraz składania formularza", do załączenia analizy ekonomiczno - finansowej. Analiza ekonomiczno - finansowa powinna zostać przygotowana oddzielnie dla każdej inwestycji/infrastruktury w ramach projektu. Powinna ona być przygotowana w oparciu o „DOKUMENT ROBOCZY NR 4, Wytyczne dotyczące metodologii przeprowadzania analizy kosztów i korzyści" oraz właściwe regulacje krajowe:

- W Polsce: „Wytyczne w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód"

- Na Słowacji: „Metodický pokyn k vypracovaniu finančnej analýzy projektu, analýzy nákladov a prínosov projektu a finančnej analýzy žiadateľa o NFP v programovom období 2007 - 2013"

Możliwe jest załączenie przez potencjalnego beneficjenta Studium Wykonalności (zawierającego analizę ekonomiczno - finansową) w miejsce oddzielnej analizy ekonomiczno - finansowej. W takim przypadku Studium Wykonalności powinno zostać przygotowane oddzielnie dla każdej inwestycji w ramach projektu. Beneficjent powinien bazować na właściwych regulacjach krajowych;

30. Czy ocena oddziaływania na środowisko jest obligatoryjna?

Kwestię tę regulują szczegółowo przepisy krajowe w zakresie OOŚ. Każdy partner przeprowadza ocenę zgodnie z właściwymi przepisami, wytycznymi dla swojego kraju. Dla partnerów polskich przedmiotowe wytyczne zostały zamieszczone na stronie internetowej MRR www.funduszestrukturalne.gov.pl

31. Czy wymagane jest pozwolenie na budowę i dokumentacja techniczna?

We wniosku trzeba wykazać stan przygotowania projektu (wpisać datę otrzymania dokumentów lub datę planowanego otrzymania dokumentów). Zgodnie z zapisami Instrukcji wypełniania oraz składania formularza wniosku o dofinansowanie z EFRR dla Programu, jeżeli jakieś dokumenty zostały już pozyskane, należy dołączyć je do wniosku. Pozwolenie na budowę jest wymagane, należy też dołączyć co najmniej wyciąg z dokumentacji technicznej.

32. Czy konieczne jest dołączenie do projektu planu zagospodarowania przestrzennego?

Jeżeli Beneficjent posiada taki dokument, to zgodnie z zapisami Instrukcji dotyczącej wypełniania oraz składania formularza wniosku o dofinansowanie z EFRR powinien dołączyć taki dokument do załączników wniosku o dofinansowanie. Jeżeli nie, w tabeli we wniosku należy planowaną datę uzyskania dokumentu.

33. Co w przypadku gdy w danej miejscowości nie ma planu zagospodarowania przestrzennego (zbyt mała liczba mieszkańców - dotyczy Beneficjentów po stronie Republiki Słowackiej)?

W tej sytuacji wystarczy oświadczenie burmistrza/wójta, że projekt jest umiejscowiony na danym terenie oraz, iż dana miejscowość nie posiada planu zagospodarowania przestrzennego.

34. W przypadku, gdy beneficjent nie posiada aktu własności gruntu na którym będzie realizowana inwestycja, na jaki okres wymagana jest umowa długoletniej dzierżawy?

Minimum 15 lat. Jednak należy również wziąć pod uwagę odpowiednie okresy referencyjne dla poszczególnych sektorów w ramach których projekty są realizowane do których odwołują się narodowe wytyczne w tym zakresie oraz wytyczne KE (np. metodologia CBA).

35. Jakie zakupy inwestycyjne mogą być finansowane w całości, a jakie w części (amortyzacja)?

Odpowiedzi udzielają Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013.

36. W jaki sposób złożyć oświadczenie w sprawie VAT?

Wymagane jest by każdy z Partnerów projektu złożył odrębne oświadczenie w sprawie VAT.

37. Co w przypadku, gdy beneficjent nie sporządzał dotychczas bilansu na koniec roku obrachunkowego, nie prowadził żadnych działań, nie posiada żadnych zobowiązań i w związku z tym nie może sporządzić bilansu?

Należy złożyć bilans otwarcia.

38. Do którego momentu jest stworzona możliwość wprowadzenia przez Partnera Wiodącego korekt i nanoszenia poprawek w trakcie weryfikacji dokumentów przez WST? Tylko na etapie oceny formalnej, czy również kwalifikowalności?

Istnieje możliwość poprawienia wniosku na etapie weryfikacji formalnej/kwalifikowalności tylko jeden raz. Wnioskodawca może wprowadzić zmiany i poprawić tyko te elementy projektu, które zostały wskazane przez WST. Zmiany w treści oryginalnego wniosku są niedozwolone.

39. Czy umowa partnerska musi być załączona do wniosku?

Nie. Umowa partnerska powinna zostać podpisana przed zawarciem umowy o dofinansowanie z Instytucją Zarządzającą a jej kopia dostarczona do WST. Wzór dwujęzycznej umowy partnerskiej jest dostępny na stronie Programu w zakładce „dla wnioskodawcy”.

40. Kiedy i w jakiej formie i w ilu językach powinna zostać zawarta umowa partnerska?

Umowa partnerska powinna zostać podpisana przed zawarciem umowy o dofinansowanie z Instytucją Zarządzającą a jej kopia dostarczona do WST. Wzór dwujęzycznej umowy partnerskiej jest dostępny na stronie Programu w zakładce „dla wnioskodawcy”.

41. Czy wymagane jest przedstawienie umów partnerskich dokumentujących dotychczasową współpracę?

Nie jest wymagane, ale we wniosku o dofinansowanie należy opisać doświadczenie poszczególnych partnerów oraz ich wcześniejszą współpracę.

42. Czy wnioski ocenione pozytywnie zostają na kolejny nabór projektów?

Nie. Wniosek należy złożyć ponownie.

43. W jakim czasie od ogłoszenia listy rankingowej będzie można podpisać umowę o dofinansowanie?

Zgodnie z obowiązującymi procedurami proces podpisywania umowy może trwać nawet kilka miesięcy. Warunkiem podpisania umowy o dofinansowanie jest dostarczenie przez Partnera Wiodącego wszelkich niezbędnych i wymaganych dokumentów/pozwoleń.